Mấy ngày trước hạn kê khai thuế cuối tháng Một, điện thoại tôi reo. Một chị nhà đầu tư quen, đang có bốn, năm tòa nhà cho thuê, gọi hỏi gấp.
Chị sắp phải khai thuế cho cả mấy căn. Chị kể hàng xóm thu khoảng bốn mươi triệu một tháng mà chỉ khai mười lăm, mười tám triệu, rồi hỏi tôi chị có nên làm vậy không, vì số thuế phải nộp nhiều quá.
Tôi hiểu cảm giác đó. Nhìn con số phải nộp cho cả năm, ai cũng muốn nó nhỏ đi. Nhưng tôi khuyên chị đúng điều ngược lại: khai đủ.
Bài này tôi viết cho những ai đang có từ hai, ba căn cho thuê trở lên. Tôi kể lại cuộc gọi đó, những gì tôi thấy ở các tòa DAPANO vận hành, và cách tôi đang làm với các chủ nhà. Tên và chi tiết nhận diện tôi đã bỏ hết. Đây là kinh nghiệm thực tế, không phải tư vấn thuế. Mọi ngưỡng và tỷ lệ cụ thể, anh chị nhờ kế toán đối chiếu văn bản mới nhất.
Vì sao “khai thấp như hàng xóm” ngày càng khó
Mười năm trước, thu tiền thuê bằng tiền mặt, khai bao nhiêu gần như là chuyện của mình. Bây giờ thì khác. Tôi nói với chị ba điều.
Thứ nhất, dữ liệu đã nối với nhau. Định danh điện tử, tài khoản ngân hàng, đăng ký tạm trú của người thuê, đều đã liên thông. Khách thuê bây giờ phần lớn chuyển khoản. Muốn khai thấp thì phải thu tiền mặt, mà tiền mặt cuối cùng vẫn phải đi vào một tài khoản nào đó.
Thứ hai, có những con số không giấu được. Cơ quan thuế đối chiếu được tiền điện, tiền nước của tòa nhà với doanh thu khai. Một tòa ba chục phòng mà tiền điện như nhà ở một gia đình, hoặc doanh thu khai như một căn hộ cho thuê nguyên căn, thì sớm muộn cũng có người hỏi.
Thứ ba, rủi ro thật nằm ở ngày có biến cố. Một vụ cháy, một tranh chấp, một khách thuê gặp chuyện. Khi đó cơ quan chức năng sẽ hỏi rất nhiều thứ, trong đó có nguồn tiền và việc đã nộp thuế đủ chưa. Khoản trốn thuế lớn có thể bị xử lý hình sự. Tôi nói với chị một câu: vài đồng thuế tiết kiệm được không đáng để đóng băng cả một tòa nhà.
Các chủ nhà có tài sản lớn mà DAPANO đang làm cùng đều chọn nộp đủ. Không phải vì họ thích nộp thuế. Mà vì họ có nhiều thứ để mất hơn số tiền tiết kiệm được.
Ba hình thức, và cách tôi nghĩ khi chọn
Chị hỏi tiếp: vậy nên đứng tên cá nhân, lên hộ kinh doanh, hay lập công ty?
Tôi không trả lời bằng thuế suất, vì quy định thuế với hộ và cá nhân kinh doanh đang thay đổi theo hướng kê khai theo doanh thu thực tế, ngưỡng và tỷ lệ có thể khác so với năm trước. Tôi trả lời bằng cách nghĩ:
- Cá nhân cho thuê tài sản: đơn giản nhất. Thuế tính trên doanh thu, gần như không trừ chi phí. Hợp với người có ít căn, doanh thu không lớn, không muốn sổ sách phức tạp.
- Hộ kinh doanh: hợp khi việc cho thuê đã thành một hoạt động thường xuyên, có dịch vụ đi kèm. Sổ sách nhiều hơn một chút, đổi lại rõ ràng hơn.
- Doanh nghiệp: trừ được chi phí trước khi tính lãi, nhưng gánh thuế thu nhập doanh nghiệp, bảo hiểm, kế toán, chi phí duy trì. Với vài căn nhà cho thuê thì thường nặng. Chỉ đáng khi anh chị muốn xây hẳn một công ty quản lý tài sản, hoặc có kế hoạch gom tài sản vào doanh nghiệp về lâu dài.
Với chị, tôi nghiêng về giữ đơn giản, chọn hình thức gọn nhất mà vẫn khai đủ, và nhờ một người kế toán có chứng chỉ chạy thử con số cho cả ba phương án trước khi chốt. Ai đứng tên tài sản nào thì phải đúng là người đó sở hữu thật, không đứng tên hộ.
Những chi phí ẩn mà chủ nhà tự vận hành hay quên
Thuế không đứng một mình. Ở các tòa tôi nhận bàn giao, tôi hay thấy ba chỗ hở đi cùng nhau.
Giá điện. Muốn khách thuê được tính giá điện sinh hoạt thay vì giá kinh doanh, hồ sơ phải có hợp đồng thuê và đăng ký tạm trú của từng người ở, và vài tháng lại có đợt rà soát. Chủ nhà không có hợp đồng, không làm tạm trú cho khách vì ngại lộ doanh thu, thì vừa lỗ tiền điện, vừa không khai thuế cho đúng được. Hai việc đó dính vào nhau.
Hợp đồng không nói ai chịu thuế. Trong một hợp đồng thuê dài hạn mười lăm năm tôi vừa ngồi đàm phán, hai bên viết rõ thành chữ: thuế cho thuê là của bên cho thuê, bên thuê kê khai nộp thay rồi cấn trừ theo chứng từ. Có cả khoản đang được miễn, vẫn ghi “nếu có thì bên nào chịu”, vì mười lăm năm luật có thể đổi. Ghi rõ từ đầu thì sau này không ai phải ngồi lại cãi nhau.
Dòng tiền chạy qua tài khoản cá nhân. Ở DAPANO, xong giấy tờ thì chúng tôi chuyển sang ký bằng doanh nghiệp và nhận tiền qua tài khoản doanh nghiệp. Lý do tôi nói với chủ nhà rất ngắn: khoản cá nhân thì không chạy được lâu dài.
Sáu việc tôi làm với chủ nhà trước mỗi kỳ kê khai
Đây là danh sách tôi đang dùng. Anh chị tự làm được, hoặc giao cho đơn vị vận hành có kế toán.
- Gom doanh thu thật của từng căn theo tháng, từ sao kê tài khoản và sổ thu tiền mặt. Không khai theo trí nhớ.
- Đối chiếu với tiền điện, nước. Nếu doanh thu và hóa đơn điện nước “không nói cùng một câu chuyện”, sửa sổ trước khi người khác hỏi.
- Kiểm hợp đồng thuê và tạm trú của từng phòng. Thiếu cái nào bổ sung cái đó.
- Rà điều khoản thuế trong mọi hợp đồng thuê dài hạn: ai chịu, ai nộp, cấn trừ thế nào, nếu luật đổi thì xử lý ra sao.
- Chạy so sánh ba hình thức (cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp) với kế toán có chứng chỉ, trên số thật của mình.
- Lưu tờ khai và chứng từ nộp theo từng kỳ. Ngày có biến cố, đây là bộ giấy anh chị cần đầu tiên.
Ở DAPANO, phần này đội kế toán làm cùng chủ nhà theo kỳ ba hoặc sáu tháng: chủ nhà gửi thông tin và nộp tiền, chúng tôi khai và gửi lại tờ khai. Chủ nhà vẫn là người chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế, chúng tôi chỉ giúp làm cho đúng và đủ.
Điều tôi muốn chị mang về sau cuộc gọi
Tôi không biết chắc chị sẽ chọn hình thức nào. Việc đó chị cần ngồi với kế toán của mình. Nhưng tôi muốn chị đổi câu hỏi: từ “làm sao nộp ít đi” sang “làm sao giữ được cả khối tài sản”.
Khi đã có bốn, năm căn, thứ anh chị cần bảo vệ không còn là mấy chục triệu mỗi năm, mà là cả danh mục, cả uy tín, cả giấc ngủ.
Nếu anh chị đang có nhiều căn cho thuê và chưa biết bắt đầu sắp xếp từ đâu, hãy làm việc số 1 và số 2 trong danh sách trên ngay tuần này. Chỉ hai việc đó thôi, anh chị sẽ biết mình đang đứng ở đâu. Nếu muốn có người ngồi cùng soi lại, anh chị để lại lời nhắn trên trang này.
Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết chia sẻ kinh nghiệm cá nhân từ hoạt động vận hành nhà cho thuê và một buổi trao đổi thực tế đã ẩn danh. Đây không phải tư vấn thuế, kế toán hay pháp lý. Quy định thuế với cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp cho thuê tài sản thay đổi theo từng thời kỳ; mọi ngưỡng, tỷ lệ và nghĩa vụ cụ thể cần được kế toán hoặc chuyên gia thuế có chứng chỉ xác nhận cho trường hợp của bạn. Bài viết không hướng dẫn và không khuyến khích bất kỳ hình thức khai sai, trốn hay lách thuế nào.
Về tác giả: Cao Thái Toàn là nhà đầu tư bất động sản dòng tiền, người sáng lập DAPANO. Anh trực tiếp gây dựng và vận hành 20 tòa nhà cho thuê tại Hà Nội cùng các dự án tại TP.HCM. Anh theo đuổi cách làm minh bạch, ký và nộp thuế qua doanh nghiệp, và luôn đặt rủi ro lên bàn trước con số.