Nhật ký công trường, chiều 23/07/2026, TP HCM.
4 giờ 51 phút chiều, em ngồi xuống bàn làm việc với đội xây dựng. Trên màn hình là hai bảng tính vừa dựng xong. Trên giấy là một con số duy nhất em viết sẵn từ sáng: 8 tỷ.
Đó là ngân sách của công trình nhà cho thuê mà em đang làm (các con số trong bài là ví dụ minh họa từ một buổi làm việc thật, đã làm tròn và lược bớt chi tiết). Dự toán ban đầu nhà thầu đưa về cao hơn con số này kha khá. Và buổi chiều hôm đó, gần 2 tiếng đồng hồ, tụi em làm đúng một việc: kéo dự toán về đúng ngân sách, mà không phá chất lượng, không ép ai phải chịu thiệt.
Em kể lại buổi này, vì em tin nhiều anh chị sắp xây nhà trọ, xây căn hộ dịch vụ, sẽ gặp đúng tình huống này: dự toán vượt ngân sách, và mình không biết cắt ở đâu cho đúng.
Sai lầm quen thuộc: mặc cả cả cục
Phản xạ tự nhiên của đa số chủ đầu tư khi thấy dự toán vượt là mặc cả theo kiểu đi chợ: “Bớt cho anh 10% đi”.
Cách này gần như luôn thất bại về dài hạn. Vì một trong hai điều sẽ xảy ra:
- Nhà thầu đồng ý bớt, rồi lấy lại đúng khoản đó bằng phát sinh giữa chừng, khi mình không còn đường lùi.
- Hoặc nhà thầu bớt thật, rồi bù bằng vật tư kém hơn, nhân công ẩu hơn. Nhà cho thuê mà xây ẩu thì tiền sửa chữa về sau ăn hết dòng tiền.
Nên nguyên tắc của em từ nhiều công trình nay là: không bao giờ đàm phán trên tổng số. Chỉ đàm phán trên từng dòng.
Bước 1: Chia dự toán thành 6 bảng, không phải 1
Việc đầu tiên của buổi chiều không phải là nói chuyện tiền. Là sắp xếp lại cấu trúc. Em yêu cầu tách toàn bộ hồ sơ thành 6 bảng riêng:
- Dự toán phần thô
- Dự toán phần hoàn thiện
- Tiến độ thi công phần thô
- Tiến độ thi công phần hoàn thiện
- Kế hoạch giải ngân phần thô
- Kế hoạch giải ngân phần hoàn thiện
Vì sao phải tách? Vì ba câu chuyện tiền, tiến độ và giải ngân là ba câu chuyện khác nhau. Gộp chung một bảng thì khi tranh luận một dòng, cả ba thứ rối vào nhau, và người thiệt luôn là người ít kinh nghiệm hơn. Tách ra thì mỗi cuộc tranh luận chỉ còn một biến số.
Còn chi tiết vụn vặt hơn nữa? Để sau. Buổi này chỉ làm bản tổng thể phần thô và phần hoàn thiện, rồi đối chiếu ngược với những khoản đã thực chi tuần trước đó. Làm tổng thể trước, chi tiết sau, đó là cách giữ cho buổi làm việc không sa lầy.
Bước 2: Chốt diện tích tính phí trước khi nói đơn giá
Đây là chỗ nhiều anh chị mất tiền nhất mà không biết: diện tích quy đổi.
Tổng sàn xây dựng của công trình là khoảng 748 m². Nhưng không phải mét vuông nào cũng được tính hệ số như nhau. Buổi chiều đó tụi em rà từng khoản: ô trống, mái che 27 m² tính hệ số bao nhiêu, phần nào áp hệ số phần thô, phần nào áp hệ số hoàn thiện. Rà xong, phần diện tích tính phí hoàn thiện chốt lại còn 568 m².
Anh chị để ý: chưa hề nói đến đơn giá, tổng dự toán đã thay đổi đáng kể chỉ nhờ làm rõ diện tích và hệ số. Nếu cứ để nguyên “748 m² nhân đơn giá” thì mình đang trả tiền hoàn thiện cho cả những mét vuông không hoàn thiện.
Bước 3: Gom các khoản mù mờ thành con số có trần
Trong dự toán có những khoản rất dễ bị kê rời rạc: biện pháp thi công, cọc cừ, chống văng, mỗi thứ dăm ba chục triệu nằm rải rác. Từng dòng nhìn đều nhỏ, cộng lại thành khoản lớn.
Cách xử lý của em: gom hết về một dòng có trần. “Cừ cộng chống văng, gọi là 400 triệu tất cả.” Con số đó hai bên cùng gật đầu, và từ đó về sau không còn dòng phát sinh lẻ tẻ nào được kê thêm vào nhóm này nữa.
Bước 4: Hạ đơn giá bằng căn cứ, không bằng cảm tính
Đến lúc này mới nói chuyện đơn giá. Đơn giá xây dựng phần thô cộng nhân công hoàn thiện ban đầu để khoảng 4,5 triệu/m². Em không nói “bớt đi”. Em hỏi từng câu:
- Vật tư ai mua? Nếu mình chủ động mua vật tư chính với giá tốt hơn, đơn giá hạ được về khoảng 4,2 triệu/m². Có căn cứ.
- Nhân công phần thô tách riêng ra là bao nhiêu? Chốt khoảng 1,8 triệu/m². Có căn cứ.
- Khoản dự phòng nào đang nằm lẫn trong đơn giá? Tách ra thành dòng riêng để nhìn thấy được.
Mỗi lần hạ là một lý do cụ thể đi kèm. Và có một mốc kiểm soát rất rõ: đến hết phần thô, tổng chi phải dừng ở khoảng 4 tỷ rưỡi, thì tổng công trình mới về được 8 tỷ. Người phụ trách bảng tính cứ thế cân từng dòng cho khớp mốc đó.
Có chỗ nhà thầu nói thẳng: “Bây giờ vật tư tăng hết rồi.” Đúng, và mình phải nghe. Đàm phán kiểu bóc tách không phải là ép người ta lỗ. Là hai bên cùng nhìn một bảng số, dòng nào hạ được thì hạ có lý do, dòng nào phải giữ thì giữ. Nhà thầu sống được thì công trình mình mới sống được.
Điều em nghiệm ra sau gần 2 tiếng
Giá không tự xuống. Giá chỉ xuống khi mình nhìn thấy từng dòng khối lượng.
Buổi chiều đó không có màn “chốt deal” gay cấn nào cả. Chỉ có hai bảng tính, một cái mốc 8 tỷ, và từng dòng được lật lên đặt xuống. Cuối buổi, em xin luôn file bảng bóc của đội, mở chế độ xem chung, để từ nay cả hai bên cùng theo dõi một nguồn số liệu duy nhất. Không còn “bảng của anh, bảng của em”.
Nếu anh chị chuẩn bị xây công trình cho thuê, em gửi lại 3 việc có thể áp dụng ngay:
- Tách dự toán thành 6 bảng (dự toán, tiến độ, giải ngân, mỗi thứ chia thô và hoàn thiện) trước khi ngồi vào bàn đàm phán.
- Chốt diện tích quy đổi và hệ số trước, đơn giá sau. Đừng để mét vuông mù mờ nhân với đơn giá rõ ràng.
- Mỗi lần hạ giá phải có một căn cứ. Không có căn cứ thì khoản đó sẽ quay lại tìm mình dưới dạng phát sinh.
Chúc anh chị giữ được ngân sách của mình, bằng sự rõ ràng chứ không phải bằng may mắn.
Nghĩ Thiện!
Về tác giả: Cao Thái Toàn, nhà đầu tư bất động sản dòng tiền, người sáng lập DAPANO. Trực tiếp gây dựng và vận hành 20 tòa nhà cho thuê tại Hà Nội cùng các dự án tại TP.HCM. Đi lên từ bước ngoặt năm 2014, theo đuổi triết lý tài sản tạo dòng tiền bền vững thay vì lướt sóng, vận hành theo chuẩn Cap Rate sàn 6%, minh bạch rủi ro.
Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung trong bài mang tính chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm cá nhân, không phải lời khuyên đầu tư hay tài chính cho trường hợp cụ thể của bạn. Các con số nêu trong bài là ví dụ minh họa, không phải cam kết lợi nhuận. Mọi quyết định đầu tư bất động sản đều có rủi ro. Bạn nên tự tìm hiểu kỹ và cân nhắc với hoàn cảnh riêng trước khi quyết định.